XRechnung: Von B2G zu B2B
XRechnung ist seit November 2020 für Rechnungen an Bundesbehörden (B2G) Pflicht — und seit April 2020 für alle öffentlichen Auftraggeber im Unterschwellenbereich über die Europäische Richtlinie 2014/55/EU. Seit dem 1. Januar 2025 ist es als zulässiges Format für die neue E-Rechnungspflicht nach § 14 UStG anerkannt, auch im privaten B2B-Bereich.
Das bedeutet: Wer bisher XRechnung nur für Behördenkunden stellte, kann dasselbe Format jetzt für alle inländischen B2B-Kunden verwenden — ein Format für alle Empfänger.
Was XRechnung von ZUGFeRD unterscheidet
XRechnung ist rein maschinenlesbar. Es gibt keine eingebettete PDF-Darstellung. Das hat Konsequenzen:
- Empfänger mit keiner ERP-Integration können die Rechnung nicht ohne Viewer öffnen
- Rechnungsprüfung im Vier-Augen-Prinzip erfordert ein Anzeigeprogramm (z.B. Mustang Viewer, ZRE-Portal)
- Für Lieferanten, die Rechnungen manuell prüfen, ist ZUGFeRD mit eingebettetem PDF nutzerfreundlicher
Für Unternehmen mit automatisierter Rechnungsverarbeitung (ERP, DATEV Unternehmen Online) ist XRechnung dagegen oft die effizientere Wahl — keine PDF-Parsing-Probleme, direktes XML-Routing.
Die XRechnung-Struktur im Überblick
XRechnung basiert auf UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice) Version D16B, dasselbe XML-Schema wie ZUGFeRD. Die Unterschiede liegen in den Pflichtfeldern und der Validierungsstrenge:
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<rsm:CrossIndustryInvoice
xmlns:rsm="urn:un:unece:uncefact:data:standard:CrossIndustryInvoice:100"
xmlns:ram="urn:un:unece:uncefact:data:standard:ReusableAggregateBusinessInformationEntity:100"
xmlns:udt="urn:un:unece:uncefact:data:standard:UnqualifiedDataType:100">
<rsm:ExchangedDocumentContext>
<ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
<ram:ID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0</ram:ID>
</ram:GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter>
</rsm:ExchangedDocumentContext>
<!-- Rechnungsdaten ... -->
</rsm:CrossIndustryInvoice>
Die Guideline-ID im ExchangedDocumentContext identifiziert die Version. XRechnung 3.0 entspricht urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0.
Pflichtfelder in XRechnung 3.0
XRechnung 3.0 verlangt mehr Pflichtfelder als das ZUGFeRD-Profil BASIC. Besonders relevant:
- BT-10 (Buyer Reference): Bei Behörden als Leitweg-ID bekannt. Im B2B-Bereich ist das die Bestellreferenz des Käufers. Fehlt sie, kann XRechnung den Validator nicht passieren.
- BT-45 (Seller Name) und BT-62 (Seller Country): Bei ZUGFeRD optional in BASIC WL, bei XRechnung Pflicht.
- BT-31 (Seller VAT Identifier) oder BT-32 (Seller Tax Registration): Mindestens eines davon ist Pflicht.
Validierung vor dem Versand
Das KoSIT stellt den offiziellen XRechnung-Validator bereit. Er prüft Schema-Konformität und Geschäftsregeln:
Online: validator.xoev.de — keine Installation, einfach XML hochladen
Lokal: KoSIT Validator als JAR-Datei verfügbar, ideal für CI/CD-Pipelines
Fehlercodes verstehen: Der Validator unterscheidet zwischen FATAL (Rechnung ungültig), ERROR (schwerer Fehler, wahrscheinlich abgelehnt) und WARNING (kann weiterverarbeitet werden, aber prüfen).
Wann Sie XRechnung wählen sollten
XRechnung ist die richtige Wahl, wenn:
- Ihr Hauptkunde eine Behörde oder ein öffentliches Unternehmen ist
- Ihr ERP-System XRechnung direkt verarbeiten kann
- Sie ein einheitliches Format für alle Empfänger wollen
- Ihr Kunde ausdrücklich XRechnung fordert
ZUGFeRD ist besser, wenn:
- Sie Kunden haben, die Rechnungen manuell prüfen (das eingebettete PDF hilft)
- Ihr Buchhaltungsprozess noch nicht vollständig automatisiert ist
- Ihre Buchhaltungssoftware ZUGFeRD besser unterstützt als XRechnung
Beide Formate sind steuerrechtlich gleichwertig.
Einreichungsplattformen
Für B2G-Rechnungen gibt es dedizierte Einreichungsplattformen:
- Peppol-Netzwerk: Europäisches B2B-Netzwerk für elektronische Dokumente, in Deutschland über Access Points erreichbar
- ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes): Für Bundesbehörden unter e-rechnung.gv.at
- OZG-Portale der Länder: Jedes Bundesland betreibt eigene Eingangsplattformen
Im reinen B2B-Bereich ist keine Plattform vorgeschrieben — E-Mail-Versand der XML-Datei ist zulässig, solange der Empfänger zustimmt.
Weiterführende Ressourcen
- Vergleich ZUGFeRD vs. XRechnung — Detailvergleich beider Formate
- E-Rechnungspflicht 2025 Gesamtüberblick
- KoSIT Validator — kostenlose XRechnung-Validierung