Die Grundentscheidung bei der Unternehmensgründung
Wer ein Unternehmen in Deutschland gründet, muss dem Finanzamt mitteilen, ob er die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen möchte. Diese Entscheidung steht im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (früher Gewerbeanmeldungsformular) und hat weitreichende Konsequenzen für die ersten Jahre.
Was die Kleinunternehmerregelung bedeutet
Die Umsatzgrenzen
Nach § 19 Abs. 1 UStG dürfen Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen — und dürfen auch keine geltend machen. Die Grenzen:
- Vorjahresumsatz: maximal 25.000 Euro (bis 2023: 22.000 Euro; Anhebung durch Jahressteuergesetz 2024)
- Prognostizierter Umsatz laufendes Jahr: maximal 100.000 Euro (bis 2023: 50.000 Euro)
Wichtig: Die €100.000-Grenze ist eine Prognosegrenze, keine Jahresabschluss-Grenze. Wenn Sie absehbar mehr als €100.000 erzielen werden, müssen Sie im laufenden Jahr zur Regelbesteuerung wechseln.
Was das für Ihre Rechnungen bedeutet
Als Kleinunternehmer stellen Sie Rechnungen ohne MwSt. aus. Der Hinweis "Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG" ist Pflicht.
Ihr Kunde — sofern vorsteuerabzugsberechtigt — kann aus Ihren Rechnungen keine Vorsteuer ziehen. Das ist im B2B-Bereich oft ein Wettbewerbsnachteil, weil Ihre Netto-Preise um 19% teurer wirken als die eines Regelbesteuerungsunternehmens.
Was die Regelbesteuerung bedeutet
Als Regelbesteuerer sind Sie MwSt.-Unternehmer:
- Sie weisen 19% (oder 7% für bestimmte Produkte) Umsatzsteuer auf Rechnungen aus
- Sie können gezahlte Vorsteuer aus Eingangsrechnungen abziehen
- Sie reichen monatlich oder quartalsweise die UStVA ein
- Sie nehmen am EU-OSS-Verfahren teil, wenn Sie EU-B2C-Umsätze erzielen
Wann lohnt sich welche Option?
Kleinunternehmer ist sinnvoll, wenn:
- Ihre Kunden ausschließlich Verbraucher (B2C) sind, die keine Vorsteuer ziehen können
- Sie wenige Investitionen tätigen (kein relevanter Vorsteuerabzug möglich)
- Sie nebenberuflich tätig sind und Bürokratie minimieren wollen
- Ihr Jahresumsatz dauerhaft unter €25.000 bleiben wird
Regelbesteuerung ist sinnvoll, wenn:
- Ihre Kunden überwiegend Unternehmer sind, die Vorsteuer ziehen wollen
- Sie nennenswerte Investitionen in Ausrüstung, Software oder Büroausstattung planen
- Sie eine SaaS-Plattform aufbauen und relevante Hosting- und Softwarekosten haben
- Sie mittelfristig über €25.000 Jahresumsatz erzielen wollen (Umstieg eh unvermeidlich)
Für SaaS-Startups: Fast ausnahmslos empfiehlt sich Regelbesteuerung von Anfang an. Der Vorsteuerabzug auf Server, Software, Lizenzen und Beratungskosten in der Aufbauphase überwiegt den Mehraufwand der UStVA deutlich.
Der Wechsel von Kleinunternehmer zu Regelbesteuerung
Wann der Wechsel erzwungen wird
Bei Überschreiten der Umsatzgrenzen wechseln Sie automatisch und rückwirkend zum Jahresbeginn in die Regelbesteuerung, wenn die €25.000-Grenze im Vorjahr überschritten wurde. Wenn Sie die €100.000-Grenze im laufenden Jahr absehbar überschreiten, gilt der Wechsel ab dem Überschreitungsmonat.
Freiwilliger Verzicht
Sie können jederzeit auf die Kleinunternehmerregelung verzichten — der Verzicht bindet Sie aber für fünf Kalenderjahre (§ 19 Abs. 2 UStG). Danach können Sie erneut wählen.
Den Verzicht erklären Sie schriftlich gegenüber Ihrem Finanzamt.
Praktisches Beispiel
Eine Freelance-Designerin startet im Januar mit 0 Euro Umsatz. Sie kauft im ersten Monat für €5.000 netto Adobe-Lizenzen und Designsoftware (19% USt = €950) sowie einen Monitor für €1.190 brutto (€1.000 netto + €190 USt).
Als Kleinunternehmerin: Keine Vorsteuererstattung. Ihre tatsächlichen Kosten: €5.000 + €950 + €1.000 + €190 = €7.140.
Als Regelbesteuererin: Vorsteuerabzug von €1.140. Ihre tatsächlichen Kosten: €6.000. Außerdem kann sie B2B-Kunden Rechnungen mit MwSt. stellen — was im B2B-Bereich standard ist.
Der finanzielle Vorteil der Regelbesteuerung zeigt sich bereits im ersten Monat.